退職代行を使った後、転職先や役所の手続きで退職証明書の提出を求められることがあります。この記事では退職証明書とは何か、離職票との違い、退職代行を使った場合の依頼方法、会社が発行してくれないときの対処法を整理します。
退職証明書とは何か
退職証明書は、その会社を退職した事実を会社が証明する書類です。ハローワークが発行する離職票とは異なり、会社が独自に作成して交付します。転職先から在籍期間の確認のために求められたり、国民健康保険や国民年金の切り替え手続きで退職日の確認資料として使われたりします。
労働基準法では、退職した労働者から請求があった場合、会社は遅滞なく証明書を交付しなければならないとされています。つまり、退職代行を使ったかどうかにかかわらず、請求すれば発行を求めることができる書類です。
離職票・源泉徴収票との違い
| 書類 | 発行元 | 主な用途 |
|---|---|---|
| 退職証明書 | 会社 | 退職の事実・在籍期間の証明、保険の切替 |
| 離職票 | ハローワーク（会社が手続き） | 失業給付の申請 |
| 源泉徴収票 | 会社 | 転職先の年末調整、確定申告 |
| 雇用保険被保険者証 | 会社が保管しているもの | 転職先での雇用保険手続き |
離職票は発行までに時間がかかることがあるため、急いで退職日を証明したい場面では退職証明書のほうが早く手に入ることがあります。離職票が届かない場合の対処は退職代行を使った後の離職票の受け取り方を参照してください。
記載してもらう内容は自分で選べる
退職証明書に記載できる項目は法律で定められており、労働者が請求していない事項を会社が勝手に書き加えることはできません。記載できるのは次のような内容です。
- 使用期間（在籍期間）
- 業務の種類
- その事業における地位
- 賃金
- 退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）
退職理由を書かれたくない場合は、その項目を請求しなければ記載されません。転職先が在籍期間だけを確認したいのであれば、必要な項目に絞って依頼するとよいでしょう。
退職代行を使った場合の依頼方法
退職代行を利用しているなら、会社との連絡窓口は代行業者になります。書類の依頼も業者経由で行うのがスムーズです。
- 依頼の段階で、必要な書類を一覧にして伝える
- 退職証明書に記載してほしい項目を指定する
- 送付先の住所と氏名を正確に伝える
- 受け取り希望時期があれば併せて伝える
依頼が完了した後で必要になった場合でも、アフターフォローの期間内であれば業者に相談できることがあります。契約時にサポート期間を確認しておくと安心です。全体の流れは退職代行を使う流れにまとめています。
会社が発行してくれないときは
請求しても発行されない場合、まずは代行業者を通じて再度、書面で請求してもらいましょう。記録が残る形で請求することが重要です。それでも応じない場合は、労働基準監督署に相談するという選択肢があります。証明書の交付は労働基準法上の義務にあたるため、相談の対象になります。
労働基準監督署に相談すべきケースの見分け方は退職代行と労働基準監督署の違いで解説しています。会社との交渉が必要になりそうな場合は、弁護士対応のサービスを選ぶほうが対応の幅があります。サービスの違いは退職代行サービス比較ランキングで確認できます。
よくある質問
退職証明書はいつまで請求できますか？
退職後2年間は請求できると考えられています。時間が経つほど会社の担当者が変わって手間が増えるため、必要になりそうなら早めに依頼しておくのが無難です。
退職理由を「自己都合」と書かれたくないのですが。
退職の事由は、労働者が請求していなければ記載されません。記載してほしくない項目は請求から外して依頼してください。
フォーマットは決まっていますか？
法定の様式はありません。会社独自の書式でも、必要な項目が記載されていれば問題ありません。転職先から指定書式を渡されている場合は、それを会社に提出して記入を依頼する形になります。
退職代行の依頼が終わった後でも頼めますか？
本人から会社に直接請求することも可能です。ただし連絡を取りたくない場合は、契約中の代行業者のサポート期間内かどうかを確認し、業者経由で依頼するのが負担の少ない方法です。
まとめ
退職証明書は、請求すれば会社が交付すべき書類であり、退職代行を使ったことを理由に拒否できるものではありません。記載項目は自分で選べるため、必要な内容だけを指定して依頼しましょう。依頼時に必要書類をまとめて伝えておけば、後から連絡を取り直す手間を減らせます。発行されない場合は書面で再請求し、それでも応じないときは労働基準監督署への相談を検討してください。
