年金手帳を会社に預けている場合、退職代行を使ったときも返却してもらえます。現在は年金手帳の新規発行が終了し、基礎年金番号通知書に切り替わっているため、手元にない人は再交付を請求する形になります。この記事では受け取り方と再発行の手順を整理します。
年金手帳は今どうなっているのか
年金手帳は、2022年4月に新規の発行が終了しました。現在は代わりに「基礎年金番号通知書」が発行されています。すでに年金手帳を持っている人は、それをそのまま基礎年金番号を確認する書類として使い続けられるため、慌てて切り替える必要はありません。
大切なのは手帳という現物ではなく、そこに記載された基礎年金番号です。この番号は生涯同じものが使われ、転職しても変わりません。番号さえ分かれば、多くの手続きは進められます。
会社が預かっている場合の返してもらい方
かつては入社時に年金手帳を会社へ預ける運用が一般的でした。今は事業主が保管する必要はないとされていますが、慣行として預かったままの会社もあります。心当たりがある人は、退職代行に依頼する段階で返却物リストに加えてもらいましょう。
依頼時に伝えるとよいのは次の内容です。
- 年金手帳または基礎年金番号通知書を預けている可能性があること
- 離職票、源泉徴収票、雇用保険被保険者証と一緒に郵送してほしいこと
- 送付先の住所と氏名
最初の連絡でまとめて伝えてもらえば、後から自分で会社へ連絡する必要がなくなります。他の書類の受け取り方は雇用保険被保険者証の記事もあわせて確認してください。
基礎年金番号を確認する方法
手帳が見つからなくても、基礎年金番号は次のような書類で確認できます。
- ねんきん定期便（毎年誕生月に届くもの）
- 国民年金保険料の納付書や領収証書
- 年金証書
- ねんきんネットの登録画面
これらが一つもない場合は、年金事務所の窓口で本人確認書類を提示すれば番号を照会してもらえます。マイナンバーと基礎年金番号が結びついている人であれば、マイナンバーを伝えるだけで手続きが進む場面も増えています。
再発行（再交付）の手続き
どこに申請するか
会社員だった人が退職後に再交付を請求する場合、最寄りの年金事務所が窓口になります。国民年金の第1号被保険者になっている人は、市区町村の年金担当窓口でも受け付けてもらえることがあります。
必要なもの
基礎年金番号通知書の再交付申請書に加え、運転免許証やマイナンバーカードなどの本人確認書類が必要です。申請書は日本年金機構のサイトからダウンロードできるほか、窓口にも用意されています。郵送での申請も可能です。
届くまでの期間
窓口で申請した場合でも即日交付ではなく、後日郵送されるのが一般的です。おおむね数週間程度を見込んでおくとよいでしょう。急ぎで番号だけが必要なときは、再交付を待たずに窓口で番号を確認する方法をとってください。
退職後の年金手続きで実際に使う場面
会社を辞めると、厚生年金の被保険者資格を失い、国民年金の第1号被保険者への切り替えが必要になります。この手続きは、退職日の翌日から14日以内に市区町村の窓口で行うこととされています。
このとき基礎年金番号が必要になりますが、年金手帳の現物がなくても番号が分かっていれば手続きは可能です。切り替えの流れ全体は退職代行後の健康保険と年金の記事で整理しています。
また、転職先が決まった場合も、入社時に基礎年金番号の提出を求められます。ここでも番号が分かれば足りることが多く、手帳を渡す必要はありません。
転職先へ提出するときの注意
新しい会社に入社すると、厚生年金の加入手続きのために基礎年金番号の提出を求められます。このとき提出するのは番号であって、年金手帳の現物を預ける必要はありません。返却の手間を避けたい場合は、番号を書いたメモやマイナンバーカードで対応できないか確認してみてください。
また、以前と同じ番号を使い続けることで、これまでの加入記録が正しく積み上がります。雇用保険にも同じように一人一つの番号があり、そちらの引き継ぎ方は雇用保険の加入期間の記事で整理しています。番号を伝えずに手続きが進むと、記録が分かれてしまう可能性があるため、入社時には確実に伝えておきましょう。
提出後、会社が手帳を預かる運用をとっている場合は、次に辞めるときに再び返却してもらう必要があります。預けたかどうかを自分で記録に残しておくと、後で困りません。
よくある質問
年金手帳を返してもらえなかったらどうなりますか
基礎年金番号さえ分かれば、その後の手続きに支障はほとんどありません。会社が返却に応じない場合は、年金事務所で番号を照会し、必要なら基礎年金番号通知書の再交付を受ければ問題なく進められます。
再交付に費用はかかりますか
基礎年金番号通知書の再交付に手数料はかかりません。申請書と本人確認書類があれば手続きできます。
複数の年金手帳を持っています
過去の転職などで基礎年金番号が複数に分かれている場合があります。放置すると加入記録が正しく合算されない可能性があるため、年金事務所に相談して記録を統合してもらってください。退職後の手続きに不安がある場合は、書類対応の範囲を退職代行の比較ランキングで確認しておくと安心です。
まとめ
年金手帳は現在発行が終了しており、実務上重要なのは基礎年金番号です。会社に預けている可能性があるなら、退職代行への依頼時に他の書類とまとめて返却を頼みましょう。手元になくても、ねんきん定期便や年金事務所での照会で番号は確認でき、通知書の再交付も無料で受けられます。
